Wielu przedsiębiorców, słysząc o wdrożeniu profesjonalnego systemu do ewidencji, od razu zadaje sobie jedno pytanie: jakie to będą koszty? Przez lata utarło się przekonanie, że zaawansowane oprogramowanie kadrowe to przywilej wielkich korporacji z ogromnym budżetem. Dziś, w dobie nowoczesnych rozwiązań, nowoczesna kontrola obecności jest na wyciągnięcie ręki nawet dla małych firm. Sprawdźmy, z jakimi wydatkami wiąże się cyfryzacja kadr i dlaczego brak systemu kosztuje znacznie więcej niż jego wdrożenie.
Przejrzysty model abonamentowy – płacisz tylko za to, czego potrzebujesz
Kluczem do optymalizacji kosztów jest wybór oprogramowania, które rośnie wraz z Twoim biznesem. System RCPonline oferuje wyjątkowo prosty cennik , pozbawiony ukrytych opłat za podstawowe funkcje. Koszt zależy od wybranego wariantu:
Pakiet MINI: Idealny na start dla małych działalności (do 10 pracowników). Kosztuje zaledwie 4,5 PLN netto za pracownika miesięcznie.
Pakiet STANDARD: Najczęściej wybierana opcja , oferująca m.in. dwie metody rejestracji oraz rozliczanie pracy w oparciu o projekty. Dostępny za 6,5 PLN netto za pracownika miesięcznie.
Pakiet BIZNES: Zapewnia pełen wachlarz możliwości i zaawansowane integracje w cenie 8,5 PLN netto miesięcznie za osobę.
Co ważne, uruchomienie usługi nie wymaga podpinania karty kredytowej. Firmy mogą elastycznie wybierać okres rozliczeniowy, a decydując się na opłacenie abonamentu z góry za rok, oszczędzają nawet do 30%.
Elastyczność sprzętowa bez kosztownych inwestycji
Ostateczny koszt wdrożenia zależy również od tego, na jakie metody rejestracji czasu pracy postawi Twoja organizacja. RCPonline daje w tym zakresie pełną swobodę:
Aplikacja mobilna i przeglądarka: To najszybsza i najtańsza we wdrożeniu opcja. Nie wymaga od firmy zakupu żadnego dodatkowego sprzętu – pracownicy logują się z własnych smartfonów lub firmowych komputerów. Płacisz tu wyłącznie miesięczny abonament za oprogramowanie.
Fizyczne czytniki i terminale: Jeśli zarządzasz halą produkcyjną, magazynem lub biurem i zależy Ci na rejestracji za pomocą kart zbliżeniowych czy kodów QR, nie musisz inwestować w zakup drogich urządzeń na własność! System opiera się na wygodnej i przyjaznej dla budżetu dzierżawie.
Ukryte koszty… braku systemu
Zanim zaczniemy liczyć złotówki wydane na abonament, warto uświadomić sobie, ile firma traci każdego miesiąca, pozostając przy tradycyjnych metodach (Excel lub papierowe listy obecności).
Poniższa tabela obrazuje realne różnice finansowe i operacyjne:
Obszar generujący koszty | Tradycyjna lista obecności (Papier/Excel) | Rozwiązanie automatyczne (RCPonline) |
Czas pracy działu HR | Kilka dni w miesiącu na ręczne przepisywanie i weryfikację godzin, urlopów i L4. | Kilka minut – dane eksportują się do programu płacowego automatycznie. |
Błędy w nadgodzinach | Płacenie za „naciągane” minuty i nadgodziny wynikające z subiektywnych wpisów pracowników. | Precyzyjne naliczanie czasu do minuty na podstawie faktycznych odbić. |
Ryzyko kar od PIP | Wysokie – za braki w ewidencji, niedotrzymanie przerw i norm odpoczynku dobowego. | Zminimalizowane – system sam pilnuje limitów i ostrzega o naruszeniach. |
Koszty materiałów i archiwizacji | Drukowanie list, segregatory, fizyczne przechowywanie dokumentów. | Zero złotych – pełna dokumentacja bezpiecznie przechowywana w chmurze. |
System w praktyce
W przypadku RCPonline, system opłat jest niezwykle przejrzysty i sprawiedliwy dla przedsiębiorcy. Wielu właścicieli firm na początku drogi do cyfryzacji kadr zastanawia się, ile kosztuje rejestracja czasu pracy, obawiając się wysokich wydatków na start. Tymczasem w tym modelu nie płacisz ogromnych kwot za licencję „z góry”. Zamiast tego opłacasz miesięczny abonament, którego wysokość zależy bezpośrednio od liczby aktywnych pracowników w danym miesiącu i ewentualnie dobranych czytników, czy dodatkowych modułów.
Dzięki temu system skaluje się razem z Twoim biznesem – zatrudniasz nowych ludzi w sezonie? Koszt nieznacznie rośnie. Redukujesz zespół? Twoje opłaty natychmiast spadają. Średni koszt utrzymania konta jednego pracownika to często równowartość zaledwie jednej kawy w miesiącu. To zaledwie ułamek kwoty, którą firma bezpowrotnie traci na błędnie policzonych nadgodzinach czy karach z PIP.
Uporządkuj dokumentację bez kosztów
Zanim zdecydujesz się na wdrożenie systemu wspierającego działy HR, warto upewnić się, że Twoje procedury wewnątrz firmowe są zaktualizowane i zgodne z najnowszym Kodeksem Pracy (szczególnie w kwestiach pracy zdalnej).
Aby ułatwić ten proces, przygotowaliśmy profesjonalne i w pełni darmowe wzory dokumentów do pobrania. Znajdziesz tam gotowe szablony wniosków i regulaminów, które pomogą Ci zorganizować obieg dokumentacji w firmie jeszcze przed pełną cyfryzacją.
Najczęściej zadawane pytania o koszty i wdrożenie RCP
Czy muszę podpisywać umowę na kilka lat?
Nie. Nowoczesne systemy oferują zazwyczaj elastyczne modele rozliczeniowe. Opłacasz abonament za wybrany okres (np. z miesiąca na miesiąc lub z góry za rok, co często wiąże się z atrakcyjnym rabatem) bez konieczności wiązania się długoterminowymi umowami „na sztywno”.
Co się stanie, jeśli pracownik odejdzie z firmy? Czy nadal za niego płacę?
W modelu abonamentowym płacisz tylko za aktywne konta pracowników. Gdy ktoś kończy współpracę, po prostu dezaktywujesz jego profil. Historia jego czasu pracy zostaje bezpiecznie zarchiwizowana w systemie (na wypadek kontroli), ale to konto przestaje generować miesięczne koszty.
Czy wdrożenie wiąże się z ukrytymi kosztami za instalację lub szkolenia?
Cennik RCPonline jest przejrzysty i nie zawiera żadnych ukrytych kosztów. Podstawowa konfiguracja i dodanie pracowników są na tyle proste, że nie wymagają płatnych, wielodniowych szkoleń informatycznych. Samodzielnie konfigurujesz grafiki i strukturę, korzystając z dostępnych instrukcji i wsparcia działu obsługi klienta.
Co w przypadku, gdy moja firma ma bardzo nietypowe potrzeby i duże struktury?
Z myślą o wymagających organizacjach stworzono Pakiet INDYWIDUALNY. Oferuje on między innymi dedykowanego opiekuna konta, dodatkowe szkolenia, migracje oraz wydłużone terminy płatności
Jak szybko zwraca się inwestycja w elektroniczną ewidencję?
Nasi klienci zauważają zwrot z inwestycji (ROI) najczęściej już w pierwszym kwartale użytkowania. Wynika to z drastycznego spadku liczby nieuzasadnionych nadgodzin, eliminacji błędów w listach płac oraz gigantycznej oszczędności czasu działu kadrowo-księgowego.
Rejestracja czasu pracy: Praca . Sadurski.com
Zobacz też:
>
>
