Firmowy event – jak zorganizować?

Firmowy event jak zorganizować?

Radzi eventowy bywalec, który w ostatnich latach zaliczył 600 imprez

Firma, która chce zorganizować swój firmowy event (okazji może być cała masa, od jubileuszu firmy, przez spotkanie integracyjne, po Wigilię firmową), musi sobie odpowiedzieć na pytanie: czy wszystko organizujemy we własnym zakresie (bo mamy dział marketingu w którym pracują osoby doświadczone i mogą poświęcić na to dużo czasu), czy jednak wynajmujemy firmę zewnętrzną? Równie ważne pytanie jest takie: ile planujemy na to wydać pieniędzy?

Wybieramy firmę eventową

Branża eventowa jest bardzo konkurencyjna. Na rynku działa wiele podmiotów potrafiących dotrzeć do firm, które chcą zorganizować event i mających swoje strony www z ofertą. Są też katalogi branżowe. Dlatego znalezienie firmy która będzie odpowiadać założeniom planowanego eventu, nie będzie dużym problemem.

Jeśli wybór padł na firmę zewnętrzną czyli firmę eventową i podstawowe sprawy biznesowe zostały z nią uzgodnione, od tej pory o wszystko co jest związane z organizacją eventu, troszczy się firma eventowa. Oczywiście w porozumieniu z klientem, dla którego ten event przygotuje. Ale wcześniej klient powinien mieć jakąś wstępną wizję, jakieś wyobrażenie, sugestie. Po tych uzgodnieniach firma eventowa przystępuje do działania.

W jakim miejscu Polski?

W zależności od kilku spraw (organizacja, finanse) może to być miasto, w którym działa siedziba firmy i w którym pracują wszyscy lub większość pracowników. Po evencie każdy szybciej wróci do domu, nie trzeba organizować transportu (np. autobus albo kilka autobusów) i noclegów (kolejny koszt) po wieczornej imprezie.

Event może też być poza miejscowością, w której na co dzień pracują osoby z firmy. Firma finansująca event może np. zażyczyć sobie, że event powinien odbyć się w promieniu 50 albo 100 kilometrów od konkretnego miasta (najczęściej siedziby firmy). Wtedy firma eventowa wyszukuje kilka miejsc (zwykle hoteli), z których zostanie wybrane jedno miejsce. Klient może też zażyczyć sobie „eventu w górach” lub konkretnej miejscowości, np. Zakopane. Wtedy firma eventowa skupi się na wyszukaniu hotelu w bardziej konkretnym miejscu.

Gdzie zorganizować firmowy event

Oczywiście trzeba znaleźć i załatwić miejsce (np. hotel), w którym event ma się odbyć. Musi ono spełnić kryteria firmy, która za wszystko płaci. Firma eventowa przygotowuje też listę atrakcji, które mają urozmaicić wieczór eventu. Po zaproponowaniu jej, klient wybiera te atrakcje, które wydają mu się najbardziej odpowiednie (i nie pochłoną zbyt dużo pieniędzy, które przeznaczył na organizację eventu). Oczywiście szalenie ważna kwestia, to catering czyli wybór firmy, która przygotuje jedzenie (organizacyjnie najlepiej, jeśli zapewni to hotel, w którym odbędzie się event). Zwykle trzeba też odpowiednio udekorować i oświetlić salę (nastrój imprezy jest ważny). Czasem używa się do tego specjalnych rekwizytów do wystroju wnętrz, aby np. największe pomieszczenie w hotelu zamienić na kasyno dla gangsterów z lat 20-ych albo w… Paryż lub kubańską Hawanę. Wtedy goście eventu poczują się tak, jakby faktycznie byli w całkiem innym miejscu (przecież to oni mają się świetnie bawić, a impreza ma być wyjątkowa i zapamiętana na długo).

Jakie atrakcje na event

Gdzie będzie firmowy event i jakie będą na nim atrakcje – to zależy przede wszystkim od tego, jaki jest budżet. Także od życzeń klienta (coś konkretnego powinno lub musi być) oraz kreatywności pracowników firmy eventowej (może zaskoczą czymś wyjątkowo oryginalnym?). I od późniejszego wyboru czyli decyzji klienta. Ta z kolei często jest związana z finansami (budżetu lepiej nie przekraczać).

To, jakie będą atrakcje, zależy m.in. od terminu eventu. Im mniej czasu do eventu (albo jeśli event organizowany jest w piątek lub sobotę wieczór), tym mniejszy wybór. Oczywiście chodzi o wybór artystów, których nie da się zastąpić. Bo to konkretny wieczór (terminu eventu już nie da się zmienić), konkretny artysta estradowy, zespół muzyczny, konkretny konferansjer którego twarz wszyscy znają z TV, konkretny kabaret czy inny unikatowy na rynku artysta. A tacy często konkretny termin mogą już mieć zajęty. Im lepszy, bardziej rozchwytywany artysta w swoje specjalności – tym ma bardziej zapełniony kalendarz występów. Terminy zabukowane z wielomiesięcznym wyprzedzeniem, więc firma eventowa powinna mieć wyjścia awaryjne – zaproponować w to miejsce innego, podobnego artystę, którego zaakceptuje klient.

Jest mniejszy kłopot z wieloma innymi tak zwanymi „atrakcjami na event”. Właścicieli fotobudek jest sporo i na pewno ktoś będzie miał wolny wieczór, który nas interesuje. Podobnie wiele innych popularnych atrakcji, które nie wiążą się z konkretnym nazwiskiem i twarzą artysty. Potencjalnych atrakcji jest wiele i nie będziemy ich tu wymieniać.

Karykaturzysta na event – jedna z atrakcji

Wielu firmom eventowym wydaje się, że zaproszenie dobrej klasy, doświadczonego karykaturzysty eventowego na konkretny dzień, nie jest problemem. Jeśli tak uważasz, w dodatku pracujesz w firmie eventowej – niewiele wiesz na ten temat.

Celowo napisaliśmy „dobrej klasy karykaturzysty eventowego”, bo chyba nie chodzi o dowolnego plastyka, który ma stronę www i twierdzi że jest karykaturzystą, ani po prostu o amatora. Bo (możesz się zdziwić) fachowców od karykatury eventowej w Polsce jest najwyżej kilku. Najlepsi z nich mają zapełniony kalendarz na pół roku – rok przed terminami imprezy. Im bliżej terminu – maleje szansa, aby na konkretny event, konkretnego dnia, w konkretnym miejscu w Polsce, zatrudnić naprawdę dobrego karykaturzystę eventowego.

Dlatego jeśli znajdziesz dobrej klasy karykaturzystę eventowego i wciąż ma wolny dzień, kiedy organizujesz swój event, a jego honorarium jest rozsądne – rezerwuj termin, aby ktoś cię nie uprzedził. Bo tego samego dnia w Polsce odbywa się nie tylko twój event i niekoniecznie jesteś jedynym, który chce mieć na nim dobrego karykaturzystę.

Przed podjęciem decyzji, należy wziąć pod uwagę kilka spraw. Poza osobą artysty (osobowość, doświadczenie zawodowe, talent, status zawodowy, popularność) oraz wysokością jego standardowego honorarium (do którego dojdzie koszt dojazdu oraz ewentualnie też inne koszta) – warto dowiedzieć się, jak szybko rysuje. Bo jeden karykaturzysta na zrobienie karykatury na żywo potrzebuje około kwadransa. Inny w kwadrans narysuje 3, 5 albo nawet więcej karykatur. Jeśli więc uczestników eventu będzie sporo i chcesz, aby jak najwięcej z nich wróciło do domów ze swoją dowcipną podobizną w dłoni – zatrudnij karykaturzystę, który rysuje naprawdę szybko. 20 albo 100 narysowanych osób podczas kilku godzin imprezy, to jednak spora różnica.

Firmowy event jak zorganizować – tekst: Szczepan Sadurski

Karykaturzysta od dawna znany z prasy i telewizji. Jako karykaturzysta eventowy uświetnił ponad 600 eventów, nie tylko w Polsce. Po jednym z nich, w Nowym Jorku tamtejsza prasa pisała, że jest “jednym z najszybszych karykaturzystów świata”.