Urlop wypoczynkowy. Zasady naliczania i wykorzystywania urlopu

Każdy pracownik ma prawo do corocznego, płatnego i nieprzerwanego urlopu wypoczynkowego. Jego wymiar zależy od stażu pracy, a zasady naliczania nie zawsze będą takie same. Na dzień dzisiejszy, przy zatrudnieniu w pełnym wymiarze czasu pracy, pracownikowi przysługuje 26 dni urlopu w roku kalendarzowym, jeśli jego staż pracy wynosi co najmniej 10 lat. Pozostali korzystają z krótszego, 20-dniowego wypoczynku. Aktualnie trwają pracę nad nowelizacją kodeksu pracy, których celem jest m.in. ujednolicenie tych zasad – niezależnie od stażu pracy każdy pracownik ma mieć prawo do 26 dni wypoczynku w roku

Urlop na żądanie – bez dyskusji?

W puli 26 lub 20 dni urlopu wypoczynkowego znajdują się 4 dni urlopu na żądanie, które mogą zostać wykorzystane przez pracownika w nadzwyczajnych, nieprzewidzianych okolicznościach. Jednakże, jak każdy urlop, ten również wymaga zgody pracodawcy. Nazwa może być w tym przypadku myląca, a żądanie może spotkać się z dezaprobatą szefa. Nie każdy jednak wie, że pracodawca może odmówić pracownikowi udzielenia urlopu na żądanie ze względu na szczególne okoliczności, które powodują, że obecność pracownika w pracy jest wymagana.

Urlop na żądanie jest częścią urlopu wypoczynkowego i podlega takim samym regułom jak urlop wypoczynkowy – udzielany jest więc na wniosek pracownika za zgodą pracodawcy. Pracownik nie może rozpocząć urlopu na żądanie, dopóki pracodawca go nie udzieli.

Forma zgłoszenia żądania przeważnie określona jest w regulacjach wewnątrzzakładowych – przeważnie jest to zgłoszenie telefoniczne lub mailowe, rzadziej wymaga się formy pisemnej

Sąd Najwyższy w jednym ze swoich orzeczeń stwierdził, że skorzystanie przez pracownika z urlopu na żądanie bez zgody pracodawcy może być uznane za naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych, a co za tym idzie, może skutkować rozwiązaniem umowy o pracę w trybie dyscyplinarnym.

Pierwszy praca, pierwszy urlop

Co do zasady, pracownik nabywa prawo do urlopu wypoczynkowego w pełnym wymiarze już w pierwszym dniu zatrudnienia. Inne zasady udzielania urlopu dotyczą pracowników, którzy podejmującemu pracę po raz pierwszy w życiu. Wówczas, w roku kalendarzowym w którym podjęli pracę, przysługuje urlop w wymiarze 1/12 wymiaru z upływem każdego miesiąca. Oznacza to, że pracownik nie nabywa prawa do urlopu od pierwszego dnia zatrudnienia, ale musi sobie na niego zapracować. Taka sytuacja ma miejsce do końca pierwszego roku kalendarzowego, w którym pracownik rozpoczął pracę po raz pierwszy w życiu (dotyczy pierwszej umowy o pracę; wcześniejsze zatrudnienia na podstawie umów cywilnoprawnych nie ma znaczenia).

Z każdym następnym rokiem kalendarzowym pracownik nabywa prawo do urlopu w pełnym wymiarze z dniem 1 stycznia.

Przy udzielaniu urlopu w pierwszym roku pracy nie ma podstaw prawnych do automatycznego zaokrąglenia urlopu należnego do pełnych dni.

PRZYKŁAD:

Wymiar urlopu pracownika zatrudnionego na pełnym etacie wynosi 20 dni.

Dzielimy 20 dni przez 12 miesięcy, co daje nam 1,66 dnia.

Ponieważ jeden dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy, przeliczamy urlop na godziny tj. 1,66 x 8h = 13,28 h (13 h i 17 minut).

W związku z powyższym po przepracowaniu pierwszego miesiąca pracy, pracownik nabędzie prawo do 13 h i 17 min urlopu, po przepracowaniu kolejnego miesiąca będzie mógł wykorzystać już 26 h i 34 min itd.

Urlop zaległy – zasady wykorzystywania

W mediach ostatnio pojawiają się informacje, że zasady udzielania urlopu zaległego mają się zmienić i ma on być udzielany do 31 marca roku następnego. Nadal trwają pracę nad nowelizacją kodeksu pracy. Nowe przepisy prawdopodobnie zaczną obowiązywać pod koniec 2018 r.

Na dzień dzisiejszy, zgodnie z art. 161 kodeksu pracy, pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo.

Mogą się jednak zdarzyć sytuacje, w których pracownik nie będzie miał możliwości skorzystania z urlopu wypoczynkowego np. ze względu na przebywanie na urlopie bezpłatnym, macierzyńskim czy też długotrwałym zwolnieniu lekarskim.

W takim wypadku urlop wypoczynkowy, do którego pracownik nabył prawo w 2017 roku, ale nie mógł z niego skorzystać, przechodzi jako urlop zaległy na 2018 rok i pracownik co do zasady, zgodnie z art. 168 kodeksu pracy ma wykorzystać go do 30 września 2018 roku.

Co się stanie jeśli tego nie uczyni? Czy prawo do urlopu ulega przedawnieniu?

Przedawnienie roszczenia w prawie pracy oznacza niemożność dochodzenia roszczenia przez stronę stosunku pracy przed sądem pracy. W świetle art. 291 §1 Kodeksu pracy roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne. Dotyczy to również prawa do urlopu wypoczynkowego.

Ale w jaki sposób liczyć ten termin? 3 lata do przedawnienia prawa do urlopu liczy się od końca września tego roku, na który został przeniesiony urlop. Oznacza to, że urlop zaległy z 2017 r., niewykorzystany do 30 września 2018 r., „przepadnie” z dniem 30 września 2021 r.

> Tekst powstał we współpracy z kancelarią doradztwa podatkowego i prawnego: www.kancelaria-walterowicz.pl