Na pierwszy rzut oka porównanie ofert biurowych wydaje się proste: sprawdzamy miesięczny czynsz, powierzchnię i wybieramy korzystniejszą stawkę. W praktyce to właśnie tutaj firmy często popełniają błąd. Koszt wynajmu biura to znacznie więcej niż kwota za metr kwadratowy – liczą się również wyposażenie, media, internet, sprzątanie, obsługa techniczna, sale spotkań, a nawet czas poświęcany na zarządzanie przestrzenią.
Dlatego odpowiedź na pytanie „biuro serwisowane czy tradycyjne?” wymaga policzenia całkowitego kosztu użytkowania. Dopiero wtedy można ocenić, który model rzeczywiście bardziej opłaca się firmie.
Tradycyjne biuro – czynsz jest dopiero początkiem
W klasycznym modelu firma wynajmuje określoną powierzchnię na podstawie umowy zawieranej zazwyczaj na dłuższy okres. Daje to dużą swobodę – biuro można urządzić zgodnie z identyfikacją marki i dokładnie zaplanować układ pomieszczeń.
Trzeba jednak przygotować je do pracy.
Poza podstawowym czynszem mogą pojawić się opłaty eksploatacyjne, media, internet, sprzątanie, zakup mebli i sprzętu, aranżacja przestrzeni czy obsługa techniczna. Jeżeli potrzebna jest sala konferencyjna, kuchnia albo strefa odpoczynku, również trzeba przewidzieć na nie odpowiednią powierzchnię – i płacić za nią przez cały okres najmu.
Część wydatków ponoszona jest jednorazowo, ale może istotnie zwiększyć koszt rozpoczęcia działalności w nowej lokalizacji.
Biuro serwisowane – co właściwie zawiera cena?
Model serwisowany działa inaczej. Firma wynajmuje gotową do pracy przestrzeń wraz z określonym pakietem usług i infrastruktury. Nie musi najpierw urządzać lokalu, zamawiać internetu czy kompletować wyposażenia.
W Co:Spot użytkownicy mogą korzystać m.in. z wyposażonych przestrzeni do pracy, szybkiego internetu, kuchni, sprzętu biurowego, stref wspólnych oraz sal spotkań. Dostępne są przy tym różne modele – od coworkingu i biurek dedykowanych po prywatne biura.
Miesięczna opłata może być więc wyższa niż sam czynsz za porównywalną powierzchnię w tradycyjnym modelu. Tyle że porównywanie tych dwóch kwot 1:1 jest niemiarodajne, ponieważ obejmują inny zakres kosztów.
Jak policzyć rzeczywisty koszt wynajmu biura?
Najlepiej spojrzeć na biuro jak na każdy inny koszt biznesowy i policzyć jego TCO (Total Cost of Ownership), czyli całkowity koszt użytkowania.
W przypadku tradycyjnego najmu należy zsumować nie tylko czynsz, ale również opłaty eksploatacyjne i media, internet, sprzątanie, wyposażenie, serwis, obsługę administracyjną oraz inne wydatki potrzebne do codziennego funkcjonowania biura. Koszty początkowe, takie jak zakup mebli czy aranżacja, warto rozłożyć na cały zakładany okres najmu.
Dopiero otrzymaną kwotę można porównać z miesięcznym kosztem biura serwisowanego.
Warto pójść o krok dalej i obliczyć realny koszt jednego wykorzystywanego stanowiska, a nie tylko koszt całej powierzchni. To szczególnie istotne przy pracy hybrydowej.
Puste biurko również kosztuje
Załóżmy, że firma zatrudnia dziesięć osób, ale przeciętnie tylko sześć z nich pracuje jednocześnie stacjonarnie. W tradycyjnym biurze przygotowanym dla całego zespołu cztery stanowiska mogą przez znaczną część tygodnia pozostawać niewykorzystane.
Firma nadal jednak płaci za zajmowaną powierzchnię, jej ogrzewanie, oświetlenie i utrzymanie.
W elastycznym modelu łatwiej dopasować przestrzeń do faktycznej obecności pracowników, a nie liczby nazwisk na liście zatrudnionych. Dla zespołów hybrydowych może to być jeden z ważniejszych argumentów ekonomicznych.
Elastyczność też ma swoją wartość
Koszt biura warto analizować również przez pryzmat ryzyka. Firma może dziś potrzebować pięciu stanowisk, a za rok dziesięciu. Może też zatrudniać kilkanaście osób i po zmianie modelu pracy odkryć, że większość zespołu pojawia się w biurze dwa razy w tygodniu.
Przy długiej umowie najmu niedopasowanie powierzchni oznacza realny koszt. Za małe biuro ogranicza rozwój, a za duże generuje wydatki na przestrzeń, która nie pracuje na firmę.
Biuro serwisowane daje większą możliwość reagowania na takie zmiany. Dlatego jego opłacalność powinna być oceniana nie tylko na podstawie bieżącej ceny, ale także kosztu ewentualnej zmiany potrzeb.
Kiedy bardziej opłaca się biuro tradycyjne?
Tradycyjny najem może być korzystnym rozwiązaniem dla stabilnej organizacji, która potrzebuje dużej powierzchni, dokładnie zna swoje długoterminowe potrzeby i chce stworzyć biuro mocno dopasowane do własnej marki.
Przy dużej skali i wieloletnim użytkowaniu koszty początkowej aranżacji można rozłożyć na długi okres. Firma ma również większą swobodę w projektowaniu przestrzeni.
Dla małych i średnich zespołów rachunek może jednak wyglądać inaczej.
Kiedy warto wybrać biuro serwisowane?
Model serwisowany jest szczególnie interesujący dla firm rozwijających się, zespołów projektowych, przedsiębiorstw otwierających oddział w nowym mieście oraz organizacji pracujących hybrydowo.
Co:Spot oferuje biura prywatne, biurka dedykowane, coworking i sale konferencyjne w Warszawie oraz Łodzi. Firma może więc dobrać model przestrzeni do liczby pracowników i sposobu, w jaki rzeczywiście pracują.
I właśnie to powinno być podstawą porównania. Nie pytaj wyłącznie: „ile wynosi czynsz?”. Sprawdź, ile kosztuje przygotowanie biura, jego codzienne utrzymanie, niewykorzystana powierzchnia i czas potrzebny na zarządzanie nią.
Dopiero po podliczeniu tych elementów można uczciwie odpowiedzieć, czy bardziej opłaca się biuro serwisowane, czy tradycyjny najem.
Biuro serwisowane: Firma . Sadurski.comdo> 10-9-28
Zobacz też:
>
>
