Organizacja konferencji online – jak się przygotować

konferencje organizacja konferencji online ciekawostki

Dziś konferencje to często duże wydarzenia na kilkaset, a nawet na kilka tysięcy, osób. Organizacja takiego wydarzenia na żywo to ogromne przedsięwzięcie. Zdecydowanie łatwiej jest przygotować je w wersji online. Jak to zrobić krok po kroku? O czym trzeba pamiętać?

Wstępny plan i koszty

Aby móc rozpocząć właściwe przygotowywanie konferencji, musisz najpierw ją zaplanować. Oczywiście w wielu kwestiach dopiero później się okaże, jakie rozwiązania są dostępne, jednak już teraz możesz zrobić wstępny plan. Zastanów się, jakie tematy chcesz poruszyć i do kogo trafić oraz jak wielu prelegentów i słuchaczy oczekujesz. Zaplanuj również czas trwania konferencji. Później możesz przejść do etapu zastanawiania się nad wyborem konkretnych uczestników wydarzenia oraz studia, w którym ją zorganizujesz. To wszystko pozwoli Ci określić mniej więcej koszt wydarzenia.

Budżet i pozyskiwanie środków

Kiedy znasz już, przynajmniej wstępnie, koszty organizacji konferencji, przychodzi czas na określenie budżetu. Porównaj koszty i pieniądze, którymi dysponujesz. W ten sposób dowiesz się, czy potrzebujesz dodatkowego wsparcia finansowego. Zresztą nawet jeśli nie jest Ci ono absolutnie niezbędne, warto spróbować pozyskać sponsorów.

Prelegenci, studio, platforma

Masz już plan i wiesz jakim budżetem dysponujesz – co teraz? Przychodzi w końcu pora na konkretny. Zacznij pozyskiwać prelegentów. Znajdź studio i wynajmij je. Ważne jest też, aby wybrać odpowiednią platformę do transmisji wydarzenia. Jeśli załatwisz te trzy rzeczy, zyskasz spokój, mając świadomość, że niemal na pewno uda Ci się zorganizować konferencję. Później pozostaje już jedynie dopiąć szczegóły, takie jak analiza zgłoszeń coraz to kolejnych prelegentów.

Promocja wydarzenia

Chcesz, aby w wydarzeniu wzięło udział jak najwięcej osób? A może liczysz, że poza zaproszonymi przez Ciebie dołączą jeszcze jacyś inni ciekawi prelegenci? W takim razie zadbaj o promocję wydarzenia. Marketing to kwestia kluczowa, jeśli frekwencja ma być duża. Oczywiście konferencję online należy promować przede wszystkim w sieci. Wykorzystaj media społecznościowe, możesz też wykupić reklamę w wyszukiwarce. Promuj się na forach i stronach tematycznych. Warto też poszukać profesjonalnego wsparcia, którego może udzielić choćby firma zajmująca się sprzedażą biletów na wydarzenia.

Wybór systemu do rezerwacji i sprzedaży biletów

Czy system rezerwacji i sprzedaży biletów Ekobilet.pl to dobre rozwiązanie? Ekobilet to system umożliwiający sprzedaż biletów na różnego rodzaju wydarzenia – zarówno kameralne spektakle, jak i koncerty z udziałem tysięcy osób. System okaże się również pomocny, jeśli planujesz organizację biletowanej konferencji. Pozwala na szybką sprzedaż biletów online i w punktach stacjonarnych. Platforma biletowa to także wsparcie w obszarze marketingu. Operator systemu daje klientom dostęp do narzędzi, które ułatwiają promowanie wydarzenia na stronach www i w serwisach społecznościowych.